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後疫情時代居家辦公還是實體辦公?5大重點整理

  在新冠肺炎延燒全球至今終於撥雲見日、逐漸趨緩,疫苗覆蓋率達一定程度的國家紛紛選擇與病毒共存,將新冠肺炎流感化,這讓人們的行動不必再受到過多限制,卻也影響了我們的生活方式,有越來越多在疫情這段期間選擇投入居家辦公(work from home)的企業開始思考實體辦公室存在的必要性。

 

  不同產業、地區所面對的問題不盡相同,生產業、製造業、服務業等在面對疫情時無法居家辦公,而能夠居家上班的產業在都市與鄉村呈現不同樣貌。像是都市裡空間擁擠、生活緊密,彼此間容易互相影響,這無形或有形地影響了在家工作的人們。

 

(圖片來源:Pexels 上由 Marc Mueller 拍攝的相片)

 

一、去除實體辦公室會變得怎麼樣?

 

  以企業角度來看捨棄辦公室不得不提的是省下了大量空間成本。房屋租金、水電、桌椅、印表機、衛生紙等消耗品,這些對於公司來說無疑為一大預算,一但居家上班公司也不必為此煩惱。

 

  但是,當沒了實體辦公室時該如何有效管理員工?許多專案管理軟體逐一興起,像是模擬現實辦公環境的Gather就是個例子。然而公司還是無法確切掌控螢幕另一端的員工,即使有了視訊、通話等溝通方式,還是比不上實際見面交談。

 

二、對於員工而言,居家辦公的優勢與隱憂

 

  1. 優勢
    ・省去通勤,空出更多能自行利用的時間
    ・延遲起床時間
    ・家中環境更加放鬆自在
    ・省下交通費、外食費、治裝費等
  2. 隱憂
    ・無法專心工作的照顧者:當家中有孩童、年老長輩、行動不便的患者,居家辦公對照顧者來說形成了無形的壓力。
    ・產值降低:自律性較低的人於家中辦公過於放鬆,導致頻繁分心而降低工作效率。
    ・工作與生活失衡:於家中工作往往臨時出現許多狀況,家務事、隔壁鄰居影響等等,同時也少了實際上下班的真實感。
    ・孤獨感:平常樂於與同事客戶聊天吃飯,此時缺少人與人間的互動,倍感孤獨。
    ・工作氣氛:氣氛著實影響了專注力與效率,骨子裡早已習慣工作場所下必須切換為備戰模式,少了這樣的氣氛則難以維持工作狀態。
    ・不安與緊繃:時常擔心主管、同事來訊,若因聯繫不到人就誤以為員工偷懶,使得比起在辦公室反而在家中精神更加緊繃。

 

(圖片來源:Pexels 上由 Vlada Karpovich 拍攝的相片)

 

三、混合模式:一半時間在家上班,一半時間實體辦公

 

  其實,居家辦公雖然有諸多隱憂下仍有許多公司在經過疫情後選擇除去實體辦公室,只要制定好規範便能讓公司體制與文化朝更加彈性、自在的方式邁進,員工也無需對於「上班」如此拘謹,間接影響雙方對於工作的身心狀態。

 

  混合模式能夠更彈性安排員工到公司的日子。一般以3天實體+2天居家的方式進行,而也有只在某些大型會議時要求員工出現,或者某些部門需要實際執行專案時的規則。

 

  在公司與員工互相信任且公司風氣自由的狀況下,居家辦公、混合模式更加受到歡迎。據調查顯示,混合工作模式最受台灣勞工喜愛,但多數公司則希望工作時能「看得見員工」。

 

(圖片來源:Pexels 上由 fauxels 拍攝的相片)

 

四、勞基法對於居家辦公的規範

 

  1. 薪資:雇主不能因居家辦公而調整薪資,若屬「補貼費用」如伙食津貼等,於居家辦公期間雇主可免發。
  2. 出勤紀錄:
    ・出勤紀錄須記錄至分鐘,並由雇主保存五年。
    ・出勤紀錄可用APP、電腦系統、電話、手機打卡、GPS等方式紀錄,並回報給雇主。
    ・加班應勞雇雙方事先約定時數,並於工作結束後回報雇主實際記載延長時間。
  3. 休息時間:勞工連續工作4小時,至少應有30分鐘休息時間。
  4. 天災:若勞工於停班停課地區仍須出勤,如家中因天災淹水、停電等則不得視為勞工曠工、遲到,也不得要求補班、扣發全勤獎金等。

 

詳情請至勞動部網站查詢

 

五、更彈性的選擇:共享空間與商務中心

 

  共享空間與商務中心提供辦公室租借,通常租期彈性,從日、週、月、季、年都能找到符合的需求。若因疫情須分流上班,便可將人員配置於共享空間中;若是居家辦公者不想因容易分心而待在家中,共享空間也提供租借固定座位、自由座位等服務。

 

  任何辦公室所需的設備共享空間及商務中心皆供應,如茶水、網路、事務機等,另外也有秘書、訪客接待、信件代收發,甚至也有營業地址登記和創業輔導,一條龍式的服務十分適合新創公司或規模尚未擴大的團隊。

 

(圖/日光共享公共區)

 

  後疫情時代來臨,社會都在尋找新的生存的方式,人類不能停止生產,若是停下腳步環環相扣的產業鍊將隨之瓦解。若是你,會如何選擇自己的工作模式?

 


 

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