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在新冠肺炎延燒全球至今終於撥雲見日、逐漸趨緩,疫苗覆蓋率達一定程度的國家紛紛選擇與病毒共存,將新冠肺炎流感化,這讓人們的行動不必再受到過多限制,卻也影響了我們的生活方式,有越來越多在疫情這段期間選擇投入居家辦公(work from home)的企業開始思考實體辦公室存在的必要性。不同產業、地區所面對的問題不盡相同,生產業、製造業、服務業等在面對疫情時無法居家辦公,而能夠居家上班的產業在都市與鄉村呈現不同樣貌。像是都市裡空間擁擠、生活緊密,彼此間容易互相影響,這無形或有形地影響了在家工作的人們。 (圖片來源:Pexels 上由 Marc Mueller 拍攝的相片)一、去除實體辦公室會變得怎麼樣?以企業角度來看捨棄辦公室不得不提的是省下了大量空間成本。房屋租金、水電、桌椅、印表機、衛生紙等消耗品,這些對於公司來說無疑為一大預算,一但居家上班公司也不必為此煩惱。但是,當沒了實體辦公室時該如何有效管理員工?許多專案管理軟體逐一興起,像是模擬現實辦公環境的Gather就是個例子。然而公司還是無法確切掌控螢幕另一端的員工,即使有了視訊、通話等溝通方式,還是比不上實際見面交談。 二、對於員工而言,居家辦公的優勢與隱憂 ➤優勢・省去通勤,空出更多能自行利用的時間・延遲起床時間・家中環境更加放鬆自在・省下交通費、外食費、治裝費等➤隱憂・無法專心工作的照顧者:當家中有孩童、年老長輩、行動不便的患者,居家辦公對照顧者來說形成了無形的壓力。 ・產值降低:自律性較低的人於家中辦公過於放鬆,導致頻繁分心而降低工作效率。 ・工作與生活失衡:於家中工作往往臨時出現許多狀況,家務事、隔壁鄰居影響等等,同時也少了實際上下班的真實感。 ・孤獨感:平常樂於與同事客戶聊天吃飯,此時缺少人與人間的互動,倍感孤獨。 ・工作氣氛:氣氛著實影響了專注力與效率,骨子裡早已習慣工作場所下必須切換為備戰模式,少了這樣的氣氛則難以維持工作狀態。 ・不安與緊繃:時常擔心主管、同事來訊,若因聯繫不到人就誤以為員工偷懶,使得比起在辦公室反而在家中精神更加緊繃。 (圖片來源:Pexels 上由 Vlada Karpovich 拍攝的相片)三、混合模式:一半時間在家上班,一半時間實體辦公其實,居家辦公雖然有諸多隱憂下仍有許多公司在經過疫情後選擇除去實體辦公室,只要制定好規範便能讓公司體制與文化朝更加彈性、自在的方式邁進,員工也無需對於「上班」如此拘謹,間接影響雙方對於工作的身心狀態。混合模式能夠更彈性安排員工到公司的日子。一般以3天實體+2天居家的方式進行,而也有只在某些大型會議時要求員工出現,或者某些部門需要實際執行專案時的規則。在公司與員工互相信任且公司風氣自由的狀況下,居家辦公、混合模式更加受到歡迎。據調查顯示,混合工作模式最受台灣勞工喜愛,但多數公司則希望工作時能「看得見員工」。 (圖片來源:Pexels 上由 fauxels 拍攝的相片)四、勞基法對於居家辦公的規範1. 薪資:雇主不能因居家辦公而調整薪資,若屬「補貼費用」如伙食津貼等,於居家辦公期間雇主可免發。出勤紀錄:・出勤紀錄須記錄至分鐘,並由雇主保存五年。・出勤紀錄可用APP、電腦系統、電話、手機打卡、GPS等方式紀錄,並回報給雇主。・加班應勞雇雙方事先約定時數,並於工作結束後回報雇主實際記載延長時間。3.休息時間:勞工連續工作4小時,至少應有30分鐘休息時間。 4. 天災:若勞工於停班停課地區仍須出勤,如家中因天災淹水、停電等則不得視為勞工曠工、遲到,也不得要求補班、扣發全勤獎金等。 詳情請至勞動部網站查詢五、更彈性的選擇:共享空間與商務中心共享空間與商務中心提供辦公室租借,通常租期彈性,從日、週、月、季、年都能找到符合的需求。若因疫情須分流上班,便可將人員配置於共享空間中;若是居家辦公者不想因容易分心而待在家中,共享空間也提供租借固定座位、自由座位等服務。任何辦公室所需的設備共享空間及商務中心皆供應,如茶水、網路、事務機等,另外也有秘書、訪客接待、信件代收發,甚至也有營業地址登記和創業輔導,一條龍式的服務十分適合新創公司或規模尚未擴大的團隊。 (圖/日光共享公共區)後疫情時代來臨,社會都在尋找新的生存的方式,人類不能停止生產,若是停下腳步環環相扣的產業鍊將隨之瓦解。若是你,會如何選擇自己的工作模式?延伸閱讀:共享空間比較省?與傳統辦公室區別?新手必看優缺點分析和費用我想進駐日光共享,查看辦公方案!...

前言 科技拉近人與人之間的距離,有了通訊與網路讓我們傳遞訊息無遠弗屆,加上後疫情時代來臨工作型態有所改變,讓許多公司思索辦公室存在的必要性,部分公司選擇讓員工在家辦公,但無可避免遇到效率差、易分心等問題,或是選擇進駐租約彈性較高的共享空間與商務中心亦是個不錯的選項。 什麼是共享空間/共同工作空間(Coworing Space)? 當個人或企業無法負擔高額產品、人力、場地時「共享經濟」便誕生了,這個理念在現今落實於諸多政府公共設施或是各企業單位,如共享單車YouBike就是個很好的例子。而共享空間顧名思義為一群工作者聚集的場域,這些工作者來自不同產業,相同的是秉持資源共享的理念一同工作。資源共享包含空間、設備、時間,就好比在一般公眾場域的圖書館裡你必須與其他人共用一張桌子、共同租借圖書館的書等。 (圖/日光共享公共區)共享空間與傳統辦公室優缺點 【共享空間/商務中心】 ➤優點成本節省:無需考慮裝潢、桌椅、設備、消耗品、水電、網路等費用,只要帶著筆電就能入駐工作,且有秘書駐點提供信件包裹收發與訪客接待服務,節省了行政人員成本。 社交機會:共享空間裡的人來自四面八方,在這裡能夠與不同產業的人交流,跨領域發展商機。部分商家也會定期舉辦內部活動,大幅省下公司福委會的心力。 一條龍服務:一般共享空間和商務中心除了辦公室租賃外也能工商地址登記,亦有配合的會計師且提供創業顧問等服務。(延伸閱讀:設立公司好簡單,一篇看懂所有登記與申請流程)➤缺點環境與空間:當眾多人使用同一個區域時彼此容易互相影響,環境也相對吵雜。而場地共享衍生的問題則是必須互相配合時間,無法隨心所欲的使用。 隱私問題:在開放式場地裡你與他人共用同張桌子或者座位距離僅有幾十公分,那麼你與客戶、同事間的談話內容當然也會傳到別人耳裡,有時即便使用獨立空間,也不見得能完全隔絕。 (圖/日光共享自由座)【傳統辦公室】➤優點專屬空間:公司能夠擁有自己的獨立空間,桌椅、設備、裝潢皆由自己喜好做決定 ,且能隨時隨地使用和變更。 ➤缺點合約彈性差:一般商辦大樓簽訂合約皆以年為單位,期間若有人員擴大或減少很難立即中斷契約另找空間,容易被合約綁死。並且所有設備或是裝修,都需要業主自行負擔。 (圖/傳統辦公室與共享空間比較圖)誰適合共享空間?如果你喜愛與人交流或是想拓展人脈、不怕被打擾、在公共場所也能專心工作,共享空間也許會很適合你。1.SOHO族、接案者、一人公司:你的產業需要創造更多接案合作機會,拓展事業的方法之一是累積人脈,共享空間將帶給你意想不到的商機。2.新創團隊、中小型公司:團隊草創初期能在共享空間獲得許多創業資源;而中小型公司的人員編制、條件、經費也十分適合進駐共享空間。 3.異地駐點人員:開發不同區域的業務時常需要指派人員駐點,不想綁約一般商辦、也不想每次見客戶都約咖啡廳,那麼簽約彈性的共享空間會是一個好選擇。共享空間方案與費用?共享空間通常分為自由座(Hot Desk)、固定座(Dedicated Desk)、獨立辦公室(Private Office),自由座為流動式座位,於特定場地裡選擇自己所愛的座位;固定座為選定特定位置後租期內不再改變;獨立辦公室則是擁有專屬空間。共享空間承租方式非常彈性,包括日、週、月、年,甚至能夠時租,這些依商家推出的方案而定,以下針對常見品項舉例:單日自由座:$300~$600自由座月租:$3,000~$7,000固定座月租:$6,000~$15,000獨立辦公室月租:$14,000~$100,000(依座位數、坪數不等)空間會因地理位置、裝潢精緻度、服務內容而有不同的定價,若想在黃金地段擁有高品質的空間、高等設備、完善的服務,勢必會反映於價格上,此時雖省下許多人力上的麻煩但不見得會比傳統辦公室划算。選擇進駐時還需依照個人及團隊的多方面考量,符合所需的空間才是首選。 (圖/日光共享辦公室走廊) (圖/日光共享小型會議室)還在猶豫不決嗎?日光共享空間位在中正區台北車站正對面,歡迎查看日光辦公方案內容,或是拿起電話播打02-2388-0656預約參觀,我們將提供您最優質的空間服務。...